Del 1 – Aktsomhetsvurdering i Follo Ren IKS

Åpenhetsloven

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Det betyr at Follo Ren og andre bedrifter nå må være mer åpne og transparente om hvordan virksomheten påvirker verden rundt oss.

Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette gjelder for egen virksomhet, leverandører og verdikjeden til leverandørene. Loven pålegger blant annet virksomhetene til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger for å kartlegge risikoen for eventuelle brudd, samt å og sette inn tiltak der det er mulig og nødvendig. Videre har virksomheten en plikt til å informere om hva som er lagt til grunn ved aktsomhetsvurderingene og resultatene av disse.

Aktsomhetsvurdering

Follo Ren må være sikker på at drift av egen virksomhet, samt videre behandling av avfall hos våre leverandører utføres på en slik måte at det ikke går på bekostning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette innebærer blant annet at Follo Ren gjennomfører aktsomhetsvurderinger av egen virksomhet og av leverandørenes virksomhet og verdikjeder.

For å tilfredsstille loven og de internasjonale standardene, gjennomføres en prosess for aktsomhetsvurdering:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer.
2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger.
4. Følge med på gjennomføring og resultat av tiltak.
5. Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshaver om hvordan negative konsekvenser er håndtert.
6. Sørge for eller samarbeidet om gjenoppretting og erstatning der det er påkrevd.

I tråd med formålet om å fremme større åpenhet om risiko rundt menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, er vi pålagt å offentliggjøre en redegjørelse om aktsomhetsvurderingene.

Denne skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom aktsomhetsvurderinger.
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

Om Follo Ren

Follo Ren tømmer avfall fra ca. 44 000 husstander, og 3 500 fritidseiendommer i eierkommunene Frogn, Nesodden, Nordre Follo og Ås. I tillegg drifter Follo Ren tre gjenvinningsstasjoner, en omlastehall og lager, og ca. 140 miljøpunkter.

Follo Rens visjon er «med fokus på innbyggere, bærekraft og økonomi skal vi løfte avfallshåndteringen til et nytt nivå, uten at miljøet blir belastet. I dette ligger et stort ansvar som krever at vi stiller høyere krav til oss selv enn det omverdenen gjør. For å kunne innfri vårt samfunnsoppdrag, må våre innbyggere, eiere, leverandører og samarbeidspartnere ha tillit til oss og hvordan vi forvalter vårt ansvarsområde.

En felles oppfatning av grunnleggende etiske prinsipper bidrar til å bygge den kulturen vi ønsker å ha i Follo Ren. Slike grunnleggende etiske prinsipper er også et uttrykk for hva våre medarbeidere, innbyggere, eiere, leverandører samarbeidspartnere og samfunnet ellers kan forvente av Follo Ren.

Etiske retningslinjer for Follo Ren IKS kan leses her.

Organisering av ansvar

Ulike deler av virksomheten skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Innkjøpsavdelingen til Follo Ren har et hovedansvar for alle leverandører som har en kontrakt med oss. Retningslinjene for aktsomhetsvurderinger fra OECD krever også at virksomheter gjør aktsomhetsvurderinger i forbindelse med ulike forretningsbeslutninger. Det er et felles ansvar i Follo Ren at vi gjennomfører aktsomhetsvurderinger blant annet i forbindelse med valg av renovasjonsløsninger, strategiske valg for virksomheten, innkjøp av varer og tjenester, vurdering av bærekraft og miljøpåvirkning og ved økonomiske valg.

Daglig leder og styret i Follo Ren har ansvar for at kravene i Åpenhetsloven etterleves.

Retningslinjer og rutiner for håndtering av risiko

Aktsomhetsstandarden i åpenhetsloven bygger på FN’s retningsgivende prinsipper for ansvarlig næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECD sin veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (figur 1).

Anskaffelsesstrategien/reglementet og de etiske retningslinjer for leverandører beskriver våre forventninger til våre leverandører. Alle skal behandles med respekt og verdighet, de skal opptre seriøst og aktsomt for å unngå skader og negative konsekvenser for mennesker og miljø.

I tråd med åpenhetsloven gjennomfører Follo Ren årlig aktsomhetsvurderinger for egen virksomhet og leverandører.

Retningslinjer og rutiner for håndtering av informasjonsplikten

Aktsomhetsvurderingen som Follo Ren gjennomfører blir publisert i virksomhetens årsrapport og på virksomhetens nettsider.

Follo Ren mottar alle henvendelser inn til kundeservice. Det er opprettet informasjon på Follo Rens nettsider om hvor man sender henvendelser også for åpenhetsloven.

Svarfrist på innsynsbegjæringer og informasjon rundt håndtering av åpenhetsloven er normalt innen tre uker. Kommunikasjonsavdelingen har ansvar for svar og at disse rutinene blir overholdt.

Del 2 – Risikovurdering 2023

Risikovurdering egen virksomhet

Follo Ren som arbeidsgiver styres etter et omfattende lovverk og tariffavtale som sikrer arbeidsforholdene til de ansatte.

Vi har et godt og velfungerende HMS-system, samt tydelige og kjente retningslinjer i forhold til etikk, likestilling, diskriminering, mangfold og varsling. Følgende tema diskuteres med tillitsvalgte:

• Risiko for diskriminering eller andre hindringer for likestilling
• Gjennomgang av varslingsrutiner
• Bruk av deltidsstillinger og vikarer/ekstrahjelp

I forbindelse med årets arbeid med implementering av Åpenhetsloven er mange rutiner og retningslinjer kvalitetssikret. I tillegg er Follo Rens etiske retningslinjer oppdatert. Alle avdelingsledere med personalansvar skal ha en gjennomgang med sine ansatte i forhold til oppdaterte etiske retningslinjer. Oppdaterte etiske retningslinjer er styrebehandlet og tatt til etterretning av Follo Rens styre.

Tiltak/funn

Vi har vurdert det dit hen at vi ikke har noen områder internt med risiko for negative konsekvenser eller vesentlig risiko opp mot menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Risikovurdering leverandører

For årets redegjørelse er det utført en risikovurdering av leverandører, ut fra prinsippet om vesentlighet. Alle avtaler med en total kontraktsverdi over 500 000 er lagt til grunn.

Follo Ren IKS har pr Q1, 2023 totalt 47 avtaler, fordelt på 40 leverandører.

Avtalene er vurdert iht. Follo Ren sin rutine «aktsomhetsvurdering leverandører». Risikovurderingen identifiserer lav risiko, middels risiko eller høy risiko. Risikovurderingen er basert på Follo Ren sin marked- og leverandørkunnskap, høyrisikoland, samt om produkt/tjeneste er på DFØ sin høyrisikoliste.

Risikovurderingen er utført som vist i figur 2.

Resultatet av risikovurderingen i år ga følgende resultater:

Lav risiko: For avtaler som Follo Ren har vurdert som lav risiko vil det ikke bli foretatt noen videre oppfølging i år.

Middels og høy risiko: Avtaler med Høy risiko er vurdert, de fleste avtalene med Medium risiko er kontrollert, eller vil bli kontrollert i det videre arbeidet.

Kontrollen består av innhenting av dokumentasjon som viser at leverandøren er en ansvarlig kontraktspart, og har utarbeidet retningslinjer som skal bidra til å unngå brudd på grunnleggende menneskerettighet og anstendige arbeidsforhold.

Dokumentasjonen har blant annet bestått av:

• Egenerklæring etiske krav
• Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår
• Etiske retningslinjer (internt)
• Code of conduct (leverandører)
• Sertifiseringer
• Rutiner
• Bærekraftsrapporter.

Tiltak/funn

I tilfeller hvor det avdekkes avvik skal vi aktivt arbeide for utbedring av dette. Gjennom dialog med leverandør/samarbeidspartner skal tiltak forsøksvis iverksettes og deretter følges opp. Oppsigelse av avtaler/kontrakter skal skje kun i tilfeller hvor tiltak ikke har tilstrekkelig effekt. Ved alvorlige avvik skal dette rapporteres til Forbrukertilsynet.

Follo Ren har i sin gjennomgang av avtaler som ble risikovurdert som medium/høy, ikke avdekket avvik, eller negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold. Alle forespurte leverandører har utarbeidet retningslinjer som skal bidra til å unngå brudd på grunnleggende menneskerettighet og anstendige arbeidsforhold. Etter gjennomgang anser Follo Ren sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i disse avtalene som lav.

Videre arbeid

Follo Ren har oppdatert rutiner som ivaretar og fremmer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Nye avtaler skal risikovurderes og kontraktsvilkår skal reguleres iht. risikonivå. Videre skal det årlig utformes en plan for risikovurdering av eksisterende avtaler.